6 consejos para elegir los mejores proveedores de eventos

Escrito por ELPCelebraciones 22-12-2017 en fiesta. Comentarios (0)

GESTIÓN DE EVENTOS

Todo evento corporativo exitoso depende de una combinación de proveedores de confianza. Puede ser un reto encontrar el proveedor adecuado para cada pieza del evento que está planeando. Si un proveedor comete un error, podría reflejarlo en usted y dañar la relación que tiene con un cliente u otros proveedores. Esta es la razón por la cual es una parte tan importante del proceso de planificación de eventos el examinar a los proveedores y saber exactamente cómo negociar con ellos. Aquí hay 6 consejos de www.elparaisocelebraciones.es para elegir los mejores proveedores de eventos:

1. Determine sus necesidades

Primero, tenga una sesión de lluvia de ideas y piense en lo que usted quiere que cada vendedor proporcione el día del evento. A veces, es tan simple como un individuo que ejecuta una activación; otras veces, es un equipo completo armado con camiones cargados de equipos temáticos o AV para transformar un lugar entero. Si tiene una lista sólida de cosas que desea que el proveedor haga y proporcione, será más fácil juzgar su propuesta.

Es bastante arriesgado no pensar en sus necesidades de antemano. Estos vendedores se cerciorarán de que su programa se reúna exactamente de la manera que debe, así que hacer los requisitos fáciles de entender para ellos será un largo camino.

Sugerencia: a veces los vendedores saben lo que usted necesita mejor que usted. Para obtener lo mejor de ambos mundos, pida recomendaciones a lo largo del camino y combínelas con su propia experiencia y lista de necesidades. Las recomendaciones dadas a usted por los vendedores le indicarán mucho sobre lo experimentados y calificados que son, asegúrese de tomar nota de ello.

2. Google no es tu único recurso

Cuando googlee, no se sorprenda si los sitios de algunos vendedores no están muy estilizados o no responden. Usted está buscando un experto en la industria, a veces una banda de un solo hombre, que puede o no tener los recursos para mantener un sitio web agradable al día. La mejor manera de obtener la información que usted necesita del proveedor es simplemente contactarles directamente para averiguar sus capacidades. Por supuesto, llegar a montones de vendedores individuales puede ser una tarea desalentadora... y en realidad, ¿quién tiene tanto tiempo? Los planificadores de eventos seguro que no. Para reducir sus opciones, busque familiarizarse con Yelp, blogs de la industria de eventos y otros sitios relacionados con eventos para ayudarle a encontrar el proveedor perfecto para su evento.

Hablar con compañeros de trabajo, proveedores existentes y personas en la industria de eventos también puede ayudar a reducir sus opciones. Probablemente encontrará que la gente en las industrias de hospitalidad y eventos es increíblemente amigable y útil para referir a las empresas a sus vendedores de confianza. También lo más probable es que tengan un proveedor de confianza y preferido para el servicio que usted necesita.

3. Haga una conexión 

Cuando se acerque por primera vez a un proveedor, asegúrese de que satisfacen sus necesidades predeterminadas y compruebe primero si tienen disponibilidad para el día (s) del evento que está planificando. No tiene sentido perder el tiempo de nadie, y si no están disponibles, probablemente le puedan dar sugerencias para otros proveedores. A continuación se presentan algunos ejemplos de los tipos de información que debería obtener al tener esta conversación inicial con un proveedor:

¿Pueden hacer todos sus propios trucos?

Algunos vendedores no poseen su propio equipo o tienen su propio personal en casa. Esto significa que si necesitan equipo extra o personal adicional, lo más probable es que aumenten sus costos para poder ganar dinero con cualquier servicio. Esto no es siempre un problema, pero si lo es, usted podría estar perdiendo dinero yendo con este vendedor.

¿Qué tan confiable es su equipo?

Si bien el correo electrónico es una gran manera de aclarar información, una llamada telefónica o una reunión cara a cara puede darle una idea mucho mejor del tipo de personas con las que potencialmente trabajará. Tómese tiempo para preguntar sobre la tripulación que estará en el lugar del evento. ¿Son puntuales? ¿Limpian ellos mismos? Usted querrá asegurarse de hablar con la gente que realmente trabajará con usted, no sólo con el vendedor. No hay nada peor que ser vendido por alguien carismático y conocedor de su evento, pero luego se lo pasa a otra persona que no mantiene esa impresión.

¿Qué tipo de trabajo pueden producir?

Evite simplemente confiar en folletos brillantes o información del sitio web. Cuando hable con un vendedor, trate de aprender acerca de los tipos de eventos que han hecho en el pasado o recientemente. Averigüe con qué tipos de clientes suelen trabajar. Si tienen experiencia trabajando en su industria, eso siempre es una ventaja. Pida referencias de clientes para validar la información que proporcionan. Si la información que dan se comprueba, entonces usted ha comenzado a crear confianza con ellos y si no lo hace, entonces usted sabe que puede seguir adelante.

También es bueno empezar una relación genuina con el vendedor desde el primer día. Después de todo, te están ayudando a juntarlo todo para que cuanto más fuerte sea la relación que tengas con ellos, más probable es que se inclinen hacia atrás para asegurarse de que todo se resuelva sin problemas.

4. Solicite múltiples cotizaciones 

No obtenga una cotización de un solo proveedor. Incluso si está seguro de que va a utilizar un proveedor específico, obtener más de una cotización es una buena práctica. Estas cotizaciones servirán como punto de referencia para comparar proveedores ahora y en el futuro. También podrá ver cuáles son los estándares de precios de la industria al ver varios proveedores. La cotización de un proveedor que no le guste puede tener algunas inclusiones que su proveedor preferido pasó por alto.

5. No convierta los costos en su balance final

Como un profesional experimentado en eventos, uno de los consejos más importantes que puedo dar es que no elija un proveedor sólo por el precio. Si su presupuesto es un problema real, busque otras áreas para recortarlo y sólo contrate a los vendedores que usted necesita. Al final, el valor del proveedor se determinará en función de su rendimiento, no sólo de sus costes.

Esto no significa que debas dejarte engañar por algunas firmas exorbitantemente sobrevaluadas. Tenga en cuenta que si usted ahorra unos pocos cientos de dólares, también podría ganar un mini ataque cardíaco cuando el vendedor elegido comete un error.

Por último, asegúrese de comprobar que los precios indicados incluyen todo y no hay costes adicionales. Lo último que desea es que se haga con el evento (y el presupuesto del evento) y que un proveedor le envíe facturas adicionales que no fueron anticipadas.

6. Ve con tu corazonada

Evalúe todas sus opciones, haga una hoja de cálculo principal, si eso es lo suyo, y elija un proveedor que se alinee con sus necesidades y en quien usted sienta más confianza para el evento real.

Si usted no se siente seguro con todas sus opciones, pida más información, o vuelva al tablero de dibujo y obtenga otra cotización o dos de otros proveedores. Cuando usted encuentra la mejor opción, las cosas deben simplemente "sentirse" bien. La forma en que hablan del evento tiene sentido, sus consejos son útiles y el vendedor está entusiasmado por hacer del evento un éxito.